De informatiehuishouding van een organisatie betreft de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Een sterke informatiehuishouding bij overheidsorganisaties moet ervoor zorgen dat iedereen bij de juiste informatie kan en dat er een juiste transparante verantwoording is bij de totstandkoming van besluiten. Bovendien worden overheidsorganisaties verplicht om hun informatiehuishouding op orde te hebben op basis van de Wet open overheid (WOO), die in 2022 van kracht wordt.
De informatiehuishouding op orde hebben, is geen eenvoudige opgave gezien de enorme hoeveelheid aan verschillende processen en informatie waar overheidsorganisaties mee te maken hebben. Bovendien is de maatschappelijke behoefte aan betrouwbare en digitaal toegankelijke informatie enorm toegenomen de laatste tijd. Een sterke informatiehuishouding betekent iets voor zowel de inrichting van de processen binnen jouw organisatie, als voor de manier waarop de dossiervorming binnen jouw organisatie plaatsvindt. Maar het is ook een stukje gedrag van de medewerkers. Daarnaast kennen zo ongeveer alle aspecten en randvoorwaarden van de informatiehuishouding een grote dynamiek. Om deze uitingen beheersbaar te maken, geven wij je 10 praktische tips om te zorgen voor een sterke informatiehuishouding in jouw organisatie.
Tips voor het bereiken van een sterke informatiehuishouding als organisatie:
1. Zorg voor overzicht. Wat voor informatie heb je als organisatie in huis, om hoeveel informatie gaat het en waar bevindt die informatie zich?
2. Zorg voor inzicht in de bewaartermijnen en vernietigingsprocedures die van toepassing zijn op jouw organisatie. Hoelang bewaar je informatie? Voorkom dat er te veel of te weinig informatie bewaard wordt, zodat je de betrouwbaarheid van jouw informatiehuishouding verhoogt.
3. Ondersteun de mensen in je organisatie op het gebied van informatiebeheer. Zorg dat de mensen in je organisatie op de juiste manier ingewerkt worden en dat ze weten wat een goede informatiehuishouding betekent in hun dagelijkse werk.
4. Zorg dat je goede informatieprofessionals – oftewel: professionele informatiebeheerders – hebt binnen je organisatie. Wees kritisch op de informatiehuishouding en betrek er specialisten bij voor verbetering op dit gebied.
5. Zorg dat je informatiesystemen die ingezet worden binnen de organisatie, gebruiksvriendelijk zijn.
6. Zorg dat er binnen organisaties één integrale visie is op hoe de kwaliteit van de informatiehuishouding bewaakt wordt. Stel gezamenlijk bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast voor informatiebeheer en stuur daar ook op.
7. Start interne projecten om de achterstanden aan te pakken die het gevolg zijn van bestaande analoge archieven en werkprocessen waar nog steeds op papier wordt gewerkt.
8. Zorg ervoor dat informatie binnen jouw organisatie vindbaar en beschikbaar is voor diegene die over die informatie mogen beschikken.
9. Ga je aan de slag met het verbeteren van de informatiehuishouding van jouw organisatie? Ontzettend goed, maar let er dan wel op dat deze verbeteringen worden gebaseerd op de behoeften binnen de organisatie. Goed omgaan met informatie en die informatie opslaan, wordt immers uitgevoerd door de medewerkers. Zorg dat je hen er dus bij betrekt.
10. Zorg bij het ontstaan van nieuw beleid, nieuwe wetten of nieuwe regelingen voor duidelijkheid over welke maatregelen er noodzakelijk zijn voor het informatiebeheer dat uit een wet of regeling moet voortvloeien. Zorg bovendien ook dat dit periodiek getoetst wordt.
Bronnen: Een dementerende overheid 2.0? Rijksprogramma voor duurzame digitale huishouding
