Na de eerste corona lockdown in 2020 werd ik als consultant van IenPM aangesteld als projectcoördinator voor een spoedklus bij de gemeente Westland: Hybride vergaderen – back tot the office. Het doel van het project was om hybride vergaderen mogelijk te maken en onder de geldende maatregelen terug naar kantoor te komen. Vanwege continue versoepeling en aanscherping van de maatregelen was het een zeer dynamisch projectcluster. Onder dit projectcluster vielen een achttal technische projecten die te maken hadden met:
- Het implementeren van MS Teams binnen de werkomgeving (Citrix) door offloading op de MTC’s
- Het updaten van Outlook
- Het inrichten van een hybride omgeving
- Het aanschaffen, installeren en uitrollen van polycoms om hybride te kunnen vergaderen in de vergaderruimtes
- Het updaten van de PVS image
- Het inrichten van een werkplek reserveringsmodule in TOPdesk
Mijn taak was om de overkoepelende structuur van de projecten te bewaken, de planningen op elkaar af te stemmen en te rapporteren naar de strategisch informatieadviseur en portfoliomanager. Hierdoor zorgden we ervoor dat de projecten naadloos op elkaar aansloten en dat we een eventuele afwijking op de planning vroegtijdig konden signaleren, zodat we hierop konden acteren. Door wekelijkse voortgangsoverleggen met de verschillende projectleiders zorgde ik ervoor dat ik altijd voorzien was van de juiste informatie. Voor geclusterde projecten heb je elkaar nodig en door goed samen te werken en elkaar te informeren, zorg je er met elkaar voor dat je de doelen omzet in resultaten. Met dit projectcluster hebben we ervoor gezorgd dat de medewerkers van de gemeente Westland klaar zijn voor het nieuwe normaal: hybride werken. Daarnaast kunnen de medewerkers onder de geldende maatregelen op een verantwoorde manier naar kantoor.
