De gemeente Barneveld maakte gebruik van de bouwstenen knop in Word waar alle sjablonen geraadpleegd konden worden. Vanwege de implementatie van een nieuw zaaksysteem, was er behoefte aan een nieuw documentcreatie systeem om documenten vanuit sjablonen op een efficiënte manier op te bouwen. Daphne Vonk en Sebastiaan van der Voorn hebben dit project van a tot z uitgevoerd. Het doel van dit project was om de bouwstenen knop in Word uit te faseren en een eenduidige documentcreatie te implementeren, die ondersteunt bij het produceren van kwalitatief goede documenten, waarbij voldaan wordt aan de wettelijke eisen (toegankelijkheid en begrijpelijke taal). We hebben daarbij gelet op de structuur en op de eenvoud van documenten. Daarnaast was het belangrijk dat het documentcreatie systeem gekoppeld kon worden met het zaaksysteem, Office 365 en vakapplicaties. De projectleiders hebben eerst een projectplan opgesteld, waarna ze gestart zijn met het vormgeven van het programma van eisen (PvE). Vanuit het PvE is samen met team inkoop van de gemeente Barneveld de aanbesteding verder vormgegeven en uitgezet. De projectleiders hebben samen met het projectteam de stukken en de demo’s van de ingediende aanbiedingen beoordeeld. Nadat de aanbesteding was gegund, is er een technische kick-off geweest, waarna de testomgeving is ingericht en geaccepteerd. De functioneel beheerders van de gemeente Barneveld zijn door een training van de leverancier opgeleid, waar we vervolgens de algemene sjablonen hebben omgezet naar het nieuwe documentcreatie systeem.
