Project ‘beter zaakgericht werken’ bij de gemeente Rhenen – procesverbetering en gebruikersadoptie

Jongerenparticipatie in Mozard krijgen was het doel. 'Waar begin ik aan?' dacht ik eerst. Ik ben een nerd in Mozard, maar goed wie weet. Gelukkig was Daphne er om dit heel gestructureerd, stap voor stap, voor elkaar te krijgen.

Ik begon ermee om in stapjes mijn werk te formuleren. lastig denkwerk over welke stappen ik eigenlijk doorliep in dit proces. Dit lukt en vormde de basis voor een Mozard-schema. Ons gezamenlijke doel was om het zo praktisch en logisch mogelijk te houden. Dat is het beste werkbaar. En dat is goed gelukt! Het geduld van Daphne is gigantisch. Ze denkt op een prettige manier mee en komt met oplossingen. En dat werkt!'

Baukje Reynders Adviseur Jeugd en Sociaal Domein - Gemeente Rhenen
Daphne Vonk
Projectmanager Implementatie Mozard bij de VRR

De gemeente Rhenen werkt met behulp van het zaaksysteem Mozard Suite op een zaakgerichte manier. Het zaaksysteem Mozard Suite is een aantal jaren geleden ge├»mplementeerd, waarbij ook de processen op een zaakgericht manier zijn ingericht. De wereld om ons heen verandert echter snel en dat merkte de gemeente Rhenen ook. Om die reden is de gemeente in samenwerking met IenPM een project ‘Beter zaakgericht werken’ gestart. IenPM kreeg het verzoek om voor dit project een projectleider te leveren die als doel had om de processen in het zaaksysteem Mozard Suite en de gebruikersondersteuning te optimaliseren.

Dit project is opgedeeld in fases, waarbij in elke fase een ander team binnen de gemeente centraal stond. Het team vormt de basis voor de aanpak die gehanteerd gaat worden; gaan we werken met procesteam (binnen het organisatieteam) of proceseigenaar? In dit specifieke project zijn we in gesprek gegaan met de proceseigenaren. Bij hen hebben we de input verzameld over het proces, denk: hoe loopt het proces, wie zijn erbij betrokken, wat zou je graag anders zien en wat is het doel van het proces? Op basis van deze input we een basisinrichting van het proces gemaakt. Daarna was het een kwestie van trial & error: we hebben het nieuwe proces samen doorlopen en de actiepunten die daaruit volgden werden ook weer doorgevoerd. Dit hebben we een aantal keer herhaald totdat de proceseigenaar zei: ‘Dit is een proces waar ik mee kan werken!’ 

Nadat dit punt was bereikt, ging de proceseigenaar zelf testen en vervolgens kon het geaccepteerd worden. In dit proces, waarin we tot een nieuw/ aangepast proces kwamen, was de proceseigenaar erg actief betrokken bij de gebruikersadoptie.

Close Bitnami banner
Bitnami