De corebusiness van omgevingsdienst DCMR bestaat uit: vergunningen opstellen en onderhouden, toezicht houden bij bedrijven die bepaalde vergunningen (niet) hebben, en handhaven waar dat nodig is. Om dit op een efficiënte en zaakgerichte manier te doen werkt DCMR met een VTH-systeem. DCMR heeft in 2020 via een Europese aanbesteding een nieuwe leverancier voor zijn VTH-systeem geselecteerd. Een belangrijk onderdeel van de implementatie van dit nieuwe VTH-systeem is de migratie van data uit het oude naar het nieuwe systeem. Om dit complexe en belangrijke onderdeel van de implementatie in goede banen te leiden is Sofie Loos, als IenPM-consultant aangesteld.
Om de data te migreren is Sofie begonnen bij de bron van de data: het oude VTH-systeem. Wat voor data is er opgeslagen in het VTH-systeem? Hoe is die data gestructureerd? In welke vorm komt de data uit de database? De antwoorden op deze vragen waren niet uitgewerkt op een A4’tje, dus om de antwoorden te achterhalen is Sofie veelvuldig in gesprek gegaan met de diverse stakeholders. Medewerkers van DCMR die dagelijks werken met het systeem, konden haar meenemen in wat voor data er opgeslagen was in het systeem en op welke manier zij deze data gebruiken. Functioneel beheerders van de applicatie, en technici van de leverancier konden meer vertellen over hoe de data in de database gestructureerd werd én in welke vorm de data uit de database geëxporteerd zou kunnen worden.
Zodra meer duidelijkheid verkregen was over de bronapplicatie, is de focus verplaatst naar de plaats van bestemming van de data: het nieuwe VTH-systeem. De vragen die relevant waren voor het oude systeem waren dat uiteraard ook voor het nieuwe systeem. Ook hier is veel tijd geïnvesteerd in het beantwoorden van de basisvragen. Deze basisinformatie verzamelen en begrijpen was een cruciaal onderdeel in het migratieproces.
Het was daarna zaak om voor elk specifiek dataveld in het oude systeem te bepalen wat er met de bijbehorende data moest gebeuren. Om dit te bepalen zijn er analyses op de data gemaakt, gesprekken gevoerd met medewerkers die dagelijks werken met bepaalde datavelden, en veelvuldig gesproken met processpecialisten en databeheerders. Tijdens het grasduinen in de enorme hoeveelheid data zijn veel data-issues opgespoord en opschoonacties uitgezet om de datakwaliteit te verhogen. Voor ongeveer 50% van de velden gold dat deze een-op-een gemigreerd kon worden naar het nieuwe VTH-systeem. Voor die velden was het een kwestie van een functionele en technische data mapping maken. De complexiteit van de datamigratie zat echter in het feit dat het nieuwe systeem een ander datamodel had dan het oude systeem. Bepaalde data kon dus niet een-op-een gemigreerd worden en moest daardoor op een andere manier in het nieuwe systeem terugkomen. Deze vraagstukken vroegen om een grondige analyse van de data uit beide systemen. Daarbij was steeds de hamvraag: hoe kunnen we de data uit het oude systeem transformeren, zodat DCMR op een zaakgerichte manier kan werken, zonder dat er relevante data verloren gaat? Door veelvuldig te discussiëren en te valideren bij de mensen in het werkveld die dagelijks (gaan) werken met de echte data, konden we een goede basis leggen voor de gebruikersacceptatie in het nieuwe VTH-systeem.
Wat erg leuk was aan dit project, was dat er tijdens het maken van de documentatie over de datamigratie volop gewerkt werd aan de inrichting van het nieuwe systeem door processpecialisten van DCMR. De analyses die er gemaakt werden met data uit het oude systeem, leverden interessante inzichten op voor de processpecialisten. Gaandeweg leerde Sofie het nieuwe VTH-systeem ook steeds beter kennen en kon er steeds meegedacht worden over de inrichting. Op die manier vormde Sofie een goede sparringpartner voor de processpecialisten van DCMR en heeft ze bijgedragen aan de inrichting van het nieuwe systeem.
